Von Lieferanten erhaltene Bestellungen müssen im System als Zugang verzeichnet und inventarisiert werden. Anschließend können die Rechnungsdaten erfasst werden.
Inhaltsverzeichnis
Gesamte Bestellung geliefert
Rufen Sie das Erwerbungs-Modul auf und starten Sie die Suche nach dem Lieferanten, der die Medien geliefert hat.
Wählen Sie “Lieferung erhalten”.
Nun wird die Rechnungsnummer des Lieferanten eingetragen.
Danach werden alle Bestellungen mit offenem Zugang aufgelistet. Wählen Sie die gelieferte Bestellung aus, indem Sie im rechten Bereich der entsprechenden Zeile auf “Zugang” klicken. Somit gelangen sie zum Exemplarzugang.
In der Spalte “Lieferung?” setzen Sie das Häkchen, und unter “Buchungsdetails” ändern Sie die Anzahl der gelieferten Exemplare, um den Zugang zu bestätigen.
Nach dem Speichern erhält man eine Übersicht aller offenen und bereits zugegangenen Bestellungen.
Bei den bereits zugegangenen Bestellungen im rechten Bereich der Zeile kann der Zugang bei Bedarf aufgehoben werden.
Beenden Sie den Vorgang durch die Option “Lieferung abschließen”.
Nun werden alle Informationen zur Rechnung erzeugt.
Tragen Sie das Rechnungsdatum ein und setzen Sie das Häkchen bei “Schließen”, um den Zugang als vollständig geliefert zu beenden.
Sobald die Option “Speichern” geklickt wurde, erscheint die Meldung “Die Rechnungsdetails wurden geändert”. Damit wurde die Lieferung abgeschlossen.
Teile der Bestellung geliefert
Bearbeiten Sie die Lieferung wie oben beschrieben.
In der Rechnungsmaske darf bei Teillieferungen kein Häkchen bei “Schließen” gesetzt werden, um den Zugang als noch nicht vollständige Lieferung zu markieren.
Rechnungen
Ausgehend von der Startseite des Erwerbungs-Moduls befindet sich im linken Seitenbereich der Reiter “Rechnungen”. Hier kann mittels verschiedener Suchfilter eine bestehende Rechnung geöffnet werden. Wird die Suchmaske leer abgeschickt, werden alle bestehenden Rechnungen aufgelistet.
Für manche Bestellungen kann es sinnvoll sein, Rechnungen zusammenzuführen.
Für das Zusammenführen setzen Sie das Häkchen an den entsprechenden Stellen der jeweiligen Rechnungen und wählen die Option “Ausgewählte Rechnungen verschmelzen”.
Es wird automatisch die Nummer der ersten Rechnung im Pflichtfeld “Rechnungsnummer” übertragen.
Durch Klick auf “Verschmelzen”, werden die neu zusammengeführten Rechnungsdetails gezeigt.
