Etats und Konten

Erstellung von Etats

Auf der Startseite des Erwerbungs-Moduls befinden sich auf der linken Seite die Menüpunkte zur Administration. Unter dem Punkt “Etats” kann durch die Schaltfläche ein “Neuer Etat” für die verschiedenen Jahre erstellt werden.

Anfangsdatum	Start des Etat-Zeitraums
Enddatum	Ende des Etat-Zeitraums
Beschreibung	Freier Text zur eindeutigen Beschreibung, was von diesem Etat bezahlt wird.
Gesamtsumme	Gesamtbetrag für diesen Etat
Etat aktivieren	Nur über aktive Etats können Bestellungen ausgelöst werden.
Etat sperren	Bei Sperrung des Etats können Konten und Unterkonten des Etats nicht mehr verändert werden. In der Etatverwaltung gilt er als “Inaktiver Etat”.

 

 

Erstellung von Konten

Für jeden Etat können verschiedene Konten angelegt werden.
Zum Erstellen eines neuen Kontos wählen Sie in der Etatübersicht in der Spalte “Aktionen” die Funktion “Konto hinzufügen”.

 

Folgende Angaben werden in der Maske erfasst:

Kontocode	In diesem Pflichtfeld muss eine eindeutige ID für das Konto vergeben werden.
Kontoname	In diesem Pflichtfeld muss ein aussagekräftiger und eindeutiger Name des Kontos eingetragen werden.
Betrag	Definieren Sie die Summe, die für dieses Konto zur Verfügung steht.
Warnung bei % bzw. Warnung bei Summe	Hier wird ein Limit festgelegt. Bei Übertreten dieses Limits wird eine Warnmeldung beim Anlegen von Neubestellungen angezeigt, die darauf hinweist, dass der Etat bereits stark ausgeschöpft ist.
Besitzer / Benutzer / Bibliothek / Zugang beschränken auf	Hier können Einschränkungen für den Zugriff des Kontos getroffen werden. Gehören mehrere Teilbibliotheken zu Ihrer Einrichtung, wählen Sie unter “Bibliothek” die entsprechende aus.

Durch Klick auf “Bestätigen” wird das Konto angelegt. Im Anschluss können pro Konto über die Spalte “Aktionen” Unterkonten definiert werden.

 

 

Übersicht der Etats und Konten

Auf der Startseite des Erwerbungs-Moduls wird eine Übersicht über alle Etats und Konten angezeigt. Aus dieser geht hervor, wie viele Mittel gebunden, bereits ausgegeben und verfügbar sind.

 

 

Umbuchen offener Bestellungen

Wird auf der Startseite des Erwerbungs-Moduls im linken Seitenbereich der Menüpunkt “Etats” gewählt, erscheint eine Übersicht der verschiedenen Etats. Im Reiter “Aktive Etats” befindet sich die Spalte “Aktionen”, unter der ein aktiver Etat geschlossen werden kann. Nach Schließung eines Etats gilt dieser als inaktiv und wird automatisch in den Reiter der “Inaktiven Etats” verschoben.

 

Wählen Sie die Aktion “Schließen”, um sich die Liste aller zu diesem Etat gehörenden Konten anzeigen zu lassen. Sofern sich offene Bestellungen darunter befinden, können diese auf einen weiterhin aktiven Etat umgebucht werden.

Wählen Sie den Etat, auf den die offenen Bestellungen umzubuchen sind und geben Sie an, ob die verbliebenen Mittel des alten Etats übertragen werden sollen.
Der Vorgang wird abgeschlossen, indem die Schaltfläche “Nicht zugegangene Bestellungen umbuchen” geklickt wird.

Die Umbuchung kann nicht rückgängig gemacht werden.