Bevor Bestellungen ausgelöst werden können, müssen zunächst Etats, Konten und Lieferanten erstellt werden. |
Inhaltsverzeichnis
Neue Bestellung
Um eine neue Bestellung anzulegen, beginnen Sie mit der Suche nach dem Lieferanten, bei dem die Bestellung aufgegeben werden soll. Wählen Sie das Modul “Erwerbung” und nutzen Sie die Lieferantensuche. (siehe Kapitel Lieferant bearbeiten)
Wählen Sie anschließend aus der Trefferliste den gewünschten Lieferanten und klicken Sie auf die Schaltfläche “Neu” und “Bestellung”.
Geben Sie der Bestellung im Feld “Name der Bestellung” eine eindeutige Bezeichnung. Hierbei kann das Datum, eine Bestellnummer oder eine Literaturbezeichnung genannt werden. Sofern mehrere Teilbibliotheken in Ihrer Einrichtung vorhanden sind, wählen Sie aus den Drop-down-Menüs Rechnungsstelle und Lieferadresse. Im Feld “Lieferant” kann aus allen angelegten Lieferanten ausgewählt werden. Sie können eine interne Notiz und eine Notiz für den Lieferanten eingeben. Die Lieferantennotiz wird auf dem Bestellzettel ausgegeben.
Eine Bestellung von monographischen Reihen lässt sich anlegen, indem bei “Bestellungen sind permanent” ein Häkchen gesetzt wird. Diese Bestellungen werden bei Zugang der Lieferung nicht geschlossen, sind also fortlaufend.
Eine Bestellung einzelner Bände aus einer monographischen Reihe sollte als Einzelbestellung behandelt werden. |
Unter dem Drop-Down-Menü “Exemplare erzeugen bei:” lässt sich auswählen, nach welchem Vorgang Exemplare angelegt werden sollen.
Beenden Sie die Bestellung über die Schaltfläche “Speichern”.
Bestellposten hinzufügen
Nach dem Anlegen einer neuen Bestellung können Sie über die Schaltfläche “Neuer Bestellposten” die gewünschten Titel hinzufügen.
Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster. Die unterschiedlichen Möglichkeiten werden im folgenden näher beschrieben.
Aus einem vorhandenen Satz | Recherchieren Sie über den Suchschlitz nach einem bereits vorhandenen Titeldatensatz und legen Sie eine Bestellung an, indem Sie im rechten Bereich der Trefferliste bei dem gewünschten Titel auf “Bestellung” klicken. |
Aus einem Anschaffungsvorschlag | Wenn Sie Ihren Benutzern erlauben, über den Online-Katalog Anschaffungsvorschläge zu tätigen, können Sie hier Bestellungen für diese Medien auslösen. |
Aus einem Abonnement | Wenn Sie Abonnements über das Zeitschriftenmodul verwalten, können Sie hier Bestellungen auf vorhandene Abonnements auslösen. |
Aus einer Bestellaufnahme (neuer Datensatz) | Legen Sie eine neue Bestellung für einen Titel an, der noch nicht in Ihrer Koha-Datenbank erfasst wurde. Erfassen Sie Titel, Verfasser, Verlag, Auflage, Erscheinungsjahr und ISBN. |
Aus einer externen Quelle | Suchen Sie über die Z39.50-Schnittstelle in den Verbundkatalogen und importieren Sie die bestehenden Titeldaten: Geben Sie in der Suchmaske die gewünschten Suchbegriffe ein und wählen Sie auf der rechten Seite die Suchziele aus. Wir empfehlen die Nutzung des Frameworks “Lokale Erfassung“. Treffen Sie eine Auswahl aus den Suchergebnissen und legen Sie eine Bestellung an, indem Sie im rechten Bereich der Trefferliste bei dem gewünschten Titel auf “Bestellung” klicken. |
Aus einer zwischengespeicherten Datei | Diese Bestellmöglichkeit steht Ihnen leider nicht zur Verfügung. |
Aus Liste der Titel mit höchster Vormerkungsrate | Diese Bestelloption ist nur möglich, wenn die Vormerkfunktion in den Systemeinstellungen gewünscht war.
Es öffnet sich eine Abfragemaske für Titel mit Vormerkungen, welche im Anschluss bestellt werden können. |
Möchten Sie einen Benutzer bei Zugang der Bestellung per E-Mail benachrichtigen, wählen Sie diesen über “Benutzer hinzufügen” aus. Wenden Sie sich zur Konfiguration der Benachrichtung an das Koha-Team der ThULB.
Im Abschnitt “Katalogdetails” können Sie die bibliografischen Angaben prüfen. Die Metadaten sind bei Bedarf über die Schaltfläche “Titel bearbeiten” im Editor anpassbar.
In der Exemplarmaske muss im Unterfeld $7 der Status “bestellt” aus dem Drop-down-Menü eingestellt werden. Wählen Sie mindestens die “Heimatbibliothek” sowie die “Aufenthaltsbibliothek” und den “Koha-Medientyp” aus. Bei Bedarf können Sie bereits beim Anlegen der Bestellung Signatur und Barcode vergeben.
Speichern Sie das Exemplar über die Schaltfläche “Exemplar hinzufügen”.
Unter den Buchungsdetails finden Sie die Erwerbungsdaten.
Stellen Sie sicher, dass die Eintragung im Feld “Anzahl” der von Ihnen gewünschten Menge an Exemplaren entspricht.
Wenn Sie mehrere Exemplare bestellen möchten, fügen Sie weitere Exemplare hinzu, sodass sich die Anzahl entsprechend erhöht.
Wählen Sie nun ein Konto, auf das die Bindungen und anschließenden Ausgaben gebucht werden sollen. Tragen Sie “Lieferantenpreis”, “MWSt-Rate” und “Rabatt” ein. Die Werte der Felder “Ersatzkosten”, “Preis bei Bestellung” und “Gesamt” werden automatisch eingetragen. Das Feld “Istkosten” wird bei 0.00 € belassen.
Geben Sie bei Bedarf Notizen ein.
Die Checkbox “Ungewisser Preis” darf nicht angehakt werden. |
Beenden Sie die Eingabe über die Schaltfläche “Speichern”.
Das System bietet eine Übersicht über die eingegebenen Bestellungen. Sie können die Bestellung bearbeiten, transferieren oder stornieren.
Es kann eine beliebige Anzahl von Bestellposten hinzugefügt werden.
Bestellung abschließen
Nachdem alle einzelnen Bestellposten der Bestellung hinzugefügt wurden, muss die Bestellung geschlossen werden. Klicken Sie dazu in der Bestellübersicht eines Lieferanten auf die Schaltfläche “Bestellung schließen”.
Das System bittet Sie zu bestätigen, dass die Bestellung wirklich abgeschlossen werden soll. Bevor Sie den Dialog über “Ja, schließen” beenden, setzen Sie ein Häkchen im Feld “Füge diese Bestellung einer Bestellgruppe mit dem selben Namen hinzu”. Die Bestellung zu einer Bestellgruppe zusammenzufügen ist notwendig für den späteren Ausdruck des Bestellscheins.
Möchten Sie der Bestellung weitere Bestellposten hinzufügen, wählen Sie “Nein, nicht schließen” aus.
Klicken Sie im Anschluss auf den Reiter “Geschlossen”, um die geschlossenen Bestellgruppen zu betrachten. Dort haben Sie die Möglichkeit, die Bestellung als PDF- oder CSV-Datei zu exportieren. Die Möglichkeit des Versands via Edifact wird Ihnen nur angeboten, wenn die Einstellungen in der Administration getroffen wurden. Wenden Sie sich bei Bedarf an das Koha-Team der ThULB.
Zum Anlegen einer manuellen Bestellgruppe, wählen Sie ausgehend vom Lieferantenkonto unter dem Reiter “Bestellgruppen” die Option “neue Bestellgruppe”.
Benennen Sie die Bestellgruppe und ziehen Sie die “Ungruppierten Bestellungen” in das linke Feld des Formulars. Indem Sie den Haken bei “Bestellgruppe schließen” setzen, besteht sofort nach dem Speichern die Möglichkeit, den Bestellschein zu drucken.
Der Bestellschein könnte beispielsweise wie folgt aussehen: